Au cœur d’une région reconnue pour sa qualité de vie, l’Université d’Angers, 3ème employeur du territoire, offre un environnement propice à l’épanouissement de ses personnels et étudiants.
Elle comprend 4 Facultés, 1 IUT, 1 école d’ingénieur, 1 IAE, 1 Institut de tourisme et 31 unités et structures fédératives de recherche.
Vous vous reconnaissez dans les valeurs d’innovation, de citoyenneté, de partage et d’accompagnement de l'Université d'Angers ? Rejoignez-nous !
Description et missions de l'unité de travail :
La Faculté de Santé compte 5 départements d’enseignement (PluriPASS, Médecine, Maïeutique, Pharmacie, UFCS), 98 personnels administratifs et techniques (dont 36 administratifs hors laboratoires), 106 enseignants titulaires, le tout au service d’une population de près de 5000 étudiants.
Le service Scolarité Médecine est composé de 13 personnels, avec à proximité immédiate, le service Scolarité PluriPASS (3 personnels), et la secrétaire pour les étudiants en maïeutique. Les périodes de forte activité se situent principalement en septembre-octobre, de janvier à mars, juin et juillet, et plus particulièrement pour le 3ème cycle, de septembre à décembre et de février à mai.
Le·la responsable du Bureau Scolarité 3ème cycle des études médicales agit sous l’autorité du responsable scolarité Médecine de la Faculté Santé (N+1), du responsable administratif de la Faculté de Santé (Département Médecine) (N+2), ainsi que de l’enseignant responsable du 3ème cycle des études médicales.
Le·la Responsable du Bureau 3ème cycle des études médicales est en relation avec :
les 4 autres personnels qui composent l’équipe Scolarité 3ème cycle
les étudiants de 3ème cycle des études médicales (900 « internes »)
l’enseignant Responsable du 3ème cycle des études médicales, le Directeur du Département Médecine, le Directeur du Département de Médecine Générale, les Coordonnateurs des D.E.S
les partenaires institutionnels pour la gestion des étudiants de 3ème cycle des études médicales : le C.H.U. d’Angers (Direction des Affaires Médicales, les secrétaires, les chefs des services hospitaliers, les enseignants hospitalo-universitaires, les praticiens hospitaliers), l’A.R.S. (Direction de l’Accompagnement et des Soins, Département Ressources Humaines du Système de Santé), les C.H. de la subdivision (Direction des Affaires Médicales, chefs des services hospitaliers), les maîtres de stage universitaires (médecins généralistes)
Gestion et pilotage
Encadrement de l'équipe et de l’ensemble des activités relatives au 3ème cycle des études médicales
Gestion agenda
Organisation du fonctionnement du Bureau et des relations avec l’ensemble des usagers
Conduite de réunions, activités
Participation à la mise en œuvre du projet d’établissement en matière de Scolarité 3ème cycle, mise en œuvre en collaboration avec l’enseignant Responsable du 3ème cycle des études médicales, des réformes et de la transposition administrative accompagnant les projets pédagogiques
Collaboration avec les services centraux concernés
Suivi de l’évolution de la réglementation et constitution d’une documentation de référence
Assistance et expertise en matière de Scolarité 3ème cycle auprès des enseignants, de la direction et des personnels BIATSS
Réalisation de l’entretien professionnel annuel des personnels du Bureau
Réponse aux enquêtes statistiques, participation aux enquêtes pédagogiques, classement et gestion des informations relatives à la formation, archivage des différentes pièces administratives
Élaboration et rédaction d’actes administratifs
Gestion des Commissions
En responsabilité de l’intégralité de l’organisation de ces commissions, avec l’A.R.S., la D.A.M. du C.H.U. et les établissements hospitaliers de la subdivision: commission d’internat, d’évaluation des besoins de formation, en vue de la répartition des postes offerts au choix
Organisation et gestion des campagnes d’agréments des terrains de stage de la subdivision
Suivi, gestion et actualisation des maquettes des internes sur les plateformes des terrains de stage OPPI
Suivi des choix dématérialisés OPPI et SIIMOP
Organisation des parcours de la phase CONSOLIDATION
Gestion administrative et pédagogique des étudiants
Organisation et suivi des activités de l’ensemble des gestionnaires du Bureau (campagne d’inscription, affectations des internes en stage..)
Organisation, suivi et participation aux réunions sur les parcours particuliers
Suivi des dossiers avec l’enseignant Responsable
Participation à la préparation de la journée d’accueil des internes en collaboration avec la D.A.M. du C.H.U. d’Angers
Suivi de la nomination des coordonnateurs inter-régionaux et locaux des D.E.S
Suivi et mise en place de la réglementation en vigueur et des évolutions éventuelles
Gestion du dispositif de l’année de recherche
Organisation (information des étudiants, convocation de la Commission, réception des dossiers de candidature, diffusion du nombre de places et des résultats)
Savoirs :
Connaissances de la réglementation afférente à la scolarité des étudiants
Avoir une bonne connaissance générale et opérationnelle sur certains domaines des applications APOGEE, CELCAT, MOODLE, AMETYS et des principaux outils bureautiques (traitement de texte, tableau, messagerie, navigateur web)
Savoir faire :
Savoir synthétiser les données
Savoir expliquer la réglementation applicable à ses collaborateurs, accompagner dans la mise en œuvre et le suivi
Savoir hiérarchiser les tâches, organiser et planifier son activité en tenant compte des contraintes et échéances
Savoir déléguer, savoir partager ses connaissances, savoir responsabiliser
Savoir rechercher l’information réglementaire, identifier les sources
Savoir travailler en équipe, en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Savoir être :
Intérêt pour la nouveauté dans le travail (modifications des modalités d’organisation pédagogique/administrative)
Capacité à s’investir sur des projets, suivre les évolutions, réactivité, être force de propositions, esprit d’initiative
Savoir s’adapter à un environnement professionnel en évolution permanente, tant sur les aspects techniques (innovations pédagogiques, nouvelles applications informatiques), qu’humains (communication avec les différents publics : étudiants, enseignants, collègues, partenaires, public extérieur)
Savoir être autonome sur des missions
Savoir informer et rendre compte
Avoir le sens de l’accueil et du service public
Être discret, gérer la confidentialité des informations et des données
Savoir communiquer, faire preuve de disponibilité et d’écoute, savoir prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Conditions particulières d'exercice:
L’activité s’exerce au sein du service Scolarité-Examens, fréquenté quotidiennement par les étudiants.
L’activité peut entraîner des contraintes horaires (périodes d’examens, réunions, activités ponctuelles).
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Poste ouvert uniquement aux contractuels et en mobilité interne UA
Catégorie/corps : B (TECH)
Diplôme minimum requis : BAC
Type de contrat : CDD Durée du contrat : 12 mois, jusqu'au 31/01/2026
Date de démarrage souhaitée : Février 2025
Rémunération brute mensuelle : Entre 1956€ et 1970€ (selon grille et expériences + prime spécifique)
Quotité de travail : 100%
Date limite de candidature : 05/01/2025
Modalités de recrutement : CV et lettre de motivation obligatoires. Nous ne pourrons pas étudier votre candidature si nous n'avons pas ces deux documents.