Au cœur d’une région reconnue pour sa qualité de vie, l’Université d’Angers, 3è employeur du territoire, offre un environnement propice à l’épanouissement de ses personnels et étudiants.
Elle comprend 4 Facultés, 1 IUT, 1 école d’ingénieur, 1 IAE, 1 Institut de tourisme et 31 unités et structures fédératives de recherche.
Vous vous reconnaissez dans les valeurs d’innovation, de citoyenneté, de partage et d’accompagnement de l'Université d'Angers (UA) ? Rejoignez-nous !
Description et missions du service :
La Faculté de Santé compte 5 départements d’enseignement (PluriPASS, Médecine, Maïeutique, Pharmacie, Sciences infirmières) et un service de formation continue, 130 personnels administratifs et techniques, 230 enseignants titulaires, le tout au service d’une population de près de 5470 étudiants.
Le Bureau du 3e cycle, au sein de la Scolarité Médecine, est composé de 5 personnels, avec à proximité immédiate, le service Scolarité PluriPASS (3 personnels), et les secrétaires pour les étudiants en maïeutique. Les périodes de forte activité se situent principalement en septembre-octobre, de janvier à mars, juin et juillet, et plus particulièrement pour le 3ème cycle, de septembre à décembre, de février à mai.
Le/la gestionnaire scolarité 3ème cycle agit sous l’autorité du responsable du bureau scolarité 3ème cycle (N+1) et du responsable du service scolarité Médecine de la Faculté de Santé (N+2).
Le/la gestionnaire scolarité est principalement en relation avec les autres membres qui composent l’équipe scolarité du Département de Médecine, avec les enseignants, en particulier les médecins généralistes du Département de Médecine Générale (17 médecins généralistes avec statut universitaire), les médecins généralistes maîtres de stage des universités (MSU), les étudiants, l’ARS, le CHU et les établissements hospitaliers de la subdivision.
Assistance à la gestion administrative et pédagogique des internes inscrits en D.E.S. (Diplôme d’Études Spécialisées) de Médecine Générale (activités en lien direct avec la Scolarité 3e cycle, le Directeur et l’équipe du Département de Médecine Générale)
Accueil et traitement des flux internes et externes
Organisation et suivi d’actions pédagogiques, d’ateliers, de conférences, séminaires
Emploi d’outils bureautiques de gestion administrative (Excel, Word, APOGEE, CeLCAT)
Participation active aux réunions de la cellule 3e cycle et du Département de Médecine générale
Gestion et suivi des inscriptions administratives des internes et inscriptions pédagogiques aux cours (MOODLE) Enseignements : phase socle, enseignements transversaux, SAFE, SASPAS, BALINT.
Participation à l’organisation et à la gestion chaque semestre des Commissions relatives au 3ème cycle des études médicales, en lien avec les établissements hospitaliers et extra-hospitaliers, l’A.R.S. (Agence Régionale de Santé), la Direction des Affaires Médicales du C.H.U. : commission d’agrément des lieux de stages, commission d’internat, commission d’évaluation des besoins, commission de répartition des postes
Participation chaque semestre aux réunions de choix des stages des internes dans les établissements hospitaliers ou extra-hospitaliers
Élaboration de relevés de stages, attestations pour les Licences de Remplacement, actes administratifs courants…
Traitement des fiches d’évaluation individuelle de stage des internes par semestre (dépôt sur Moodle, pointage OPPI).
Edition des conventions de stage pour les internes en stage ambulatoire
Réservation des salles (CELCAT) et gestion de la logistique concernant les manifestations en lien direct avec la Médecine Générale (thèses, ateliers, cours…)
Élaboration et diffusion des emplois du temps / plannings de cours en s’assurant de la disponibilité des enseignants-praticiens de médecine générale (versant communication très important)
Gestion et suivi des fiches de présence, des fiches de validation des modules (…)
Recensement et transmission des heures complémentaires d’enseignement (vacataires) et des charges d’enseignements des enseignants non H.U.
Savoirs :
Connaissance de la réglementation afférente à la scolarité des étudiants.
Savoir-faire :
Savoir synthétiser des données d’un domaine (par exemple : Thèses de doctorat d’exercice toutes spécialités, Modalités de validation des différentes filières, Agrément des services hospitaliers)
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Savoir hiérarchiser les tâches et organiser, planifier son activité en tenant compte des contraintes et échéances
Informer et rendre compte
Rechercher l’information, la vérifier et la classer
Maîtrise souhaitée des applications APOGEE et CELCAT
Savoir-être :
Travailler en équipe, en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Aisance et intérêt dans l’emploi des outils informatiques de gestion administrative (logiciels de bureautique, NTIC : courriel, web, Environnement Numérique de Travail…)
Apprécier le relationnel avec les étudiants (accueil et information), capacité d’écoute
Rigueur, esprit de synthèse, d’initiative (démarche générale, rédaction de courriers), aptitude à la communication (y compris par courriel avec les enseignants/médecins) et à la coordination
Intérêt pour la nouveauté dans le travail (inhérente à l’autonomie pédagogique dérogatoire de la Faculté, et à la diversité des filières et des interlocuteurs, en particulier externes à l’Université), capacité d’adaptation
Contraintes particulières d'exercice :
L’activité s’exerce au sein du service de Scolarité-Examens, fréquenté quotidiennement par les étudiants.
L'activité entraine des contraintes horaires (réunions, gestion ponctuelle d'activités spécifiques)
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Poste ouvert aux contractuels et aux titulaires de catégorie B
Catégorie/corps : B
Diplôme minimum requis : BAC
Type de contrat : CDD Durée du contrat : 16 mois, jusqu'au 31/08/2026
Date de démarrage souhaitée : Avril 2025
Rémunération brute mensuelle : Entre 1836€ et 1850€ (selon grille et expériences)
Quotité de travail : 100%
Date limite de candidature : 03/04/2025
Modalités de recrutement : CV et lettre de motivation obligatoires. Nous ne pourrons pas étudier votre candidature si nous n'avons pas ces deux documents.