Au cœur d’une région reconnue pour sa qualité de vie, l’Université d’Angers, 3è employeur du territoire, offre un environnement propice à l’épanouissement de ses personnels et étudiants.
Elle comprend 4 Facultés, 1 IUT, 1 école d’ingénieur, 1 IAE, 1 Institut de tourisme et 31 unités et structures fédératives de recherche.
Vous vous reconnaissez dans les valeurs d’innovation, de citoyenneté, de partage et d’accompagnement de l'Université d'Angers ? Rejoignez-nous !
L’UA est une université pluridisciplinaire avec un secteur santé, accueillant 27 491 étudiants (dont 15% d'étudiants étrangers), plus de 2000 alternants en apprentissage ou contrat de professionnalisation et 3 483 stagiaires de formation continue répartis sur 3 campus angevins (Belle-Beille, Saint-Serge et Santé) et 2 campus délocalisés (à Cholet et Saumur). Elle comprend 8 composantes (5 UFR, 1 IUT, 1 IAE et 1 école d’ingénieurs interne), 5 services communs, 13 services centraux dont la direction de la formation et des études (DFE) et 30 unités et structures fédératives de recherche.
Permettre à ses diplômés de s’épanouir et de trouver un emploi à l’issue de leurs études est une priorité. L’UA ambitionne d’offrir à chacun un accompagnement personnalisé et peut s’enorgueillir du meilleur taux de réussite en licence en France.
Grâce aux nombreux projets innovants qu’elle porte et à son ouverture sur le monde, l’UA permet à chacun d’évoluer dans un environnement stimulant.
Présentation de l’environnement de travail
Au sein de l’UA, La direction de la formation et des études a en charge le pilotage et la coordination de la mise en œuvre de la politique de formation initiale et professionnelle de l’Université.
La formation tout au long de la vie est une mission à part entière des universités, au même titre que la recherche. (https://www.univ-angers.fr/fr/formations/se-former-a-titre-professionnel.html)
La direction est pilotée par une directrice secondée par deux directrices adjointes dont une dédiée à la formation professionnelle. La sous-direction formation professionnelle est composée de 23 personnes dont :
4 pôles d’expertise (Marketing commercial, Conseil ingénierie de parcours et validation d’acquis, Alternance et Formations professionnelles : développement, gestion, conseils).
Un « pôle » chargé de la promotion de l’Offre formation professionnelle de l’Université
Une chargée de qualité́
Un chargé de déploiement FCA Manager
Une gestionnaire comptable
Une chargée d’accueil
Trois enseignants
Le·la gestionnaire-assistant·e administratif de formation aura pour mission principale d’administrer les formations professionnelles (DAEU principalement)développées par le service :
Accueillir et communiquer
Accueillir et informer le public
Traiter et diffuser des informations internes et externes (mails, courriers, site web)
Relancer les interlocuteurs (stagiaires, prescripteurs, enseignants)
Gérer les contacts avec les différentes institutions (Région, Missions locales)
Gérer l'organisation des formations
Gérer et diffuser les plannings
Assurer la logistique (réservation de salles, matériels)
Saisir, rédiger, mettre en forme des documents divers
Contribuer à la mise en place de la démarche qualité
Participer aux groupes de travail pour formaliser les processus
Identifier et proposer des actions d'amélioration
Gérer les procédures administratives
Gérer les préinscriptions sur Angers, Saumur et Cholet
Inscrire les stagiaires sur APOGEE
Saisir hebdomadairement les absences des stagiaires dans la base DAEU
Gérer les absences des enseignants
Établir les demandes de financement et procéder au suivi des conventions/contrats
Planifier les préinscriptions pour chaque rentrée
Gérer les formations liées à l'appel d'offre régionale
Participer à la réponse de l'appel d'offre émis par la Région
Assurer les inscriptions des stagiaires sur le logiciel régional FORPRO
Assurer le suivi mensuel des présences, absences, sorties et dérogations des stagiaires
Gérer les saisies permettant les rémunérations Région.
Générer et envoyer les listes des stagiaires, les factures
Gérer les examens
Organiser les jurys, élaborer les plannings des examens et réserver les salles
Récupérer et mettre en forme les sujets des CC et sessions examens terminaux
Inscrire pédagogiquement les stagiaires sur APOGEE, envoyer les convocations
Organiser les examens et diffuser les résultats
Éditer et envoyer les attestations de fin de formation, de réussite, de compétences clés
Éditer les enquêtes Région, les diplômes et organise la remise des diplômes
Participer au suivi et à l'amélioration du Pôle
Participer aux réunions (pôle, service, scolarité )
Participer aux événements institutionnels du SCAFOP/CIPVA (JPO)
Participer à l'amélioration continue de la procédure de reprise d’étude en lien avec la Certification Qualiopi
Classer et archiver les documents
Le poste proposé est administratif et la mission comprend une partie importante de mise à jour de systèmes d'informations au fur et à mesure du déroulé des séances.
Le/la candidat·e retenu·e témoignera de curiosité et de motivation pour administrer cette formation. Il/elle saura être à l'aise avec tout type de public pour apporter le meilleur accompagnement administratif.
Savoir :
Applications métiers (FCA manager, Apogée, Sowesign, Forpro, Kairos, Ma rému)
Connaissance générale de la réglementation et des dispositifs/programmes de financement de la formation professionnelle,
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'Université et de ses différents acteurs.
Connaissance globale de l'offre de formation de l'établissement en formation initiale et en formation continue,
Maîtrise des outils bureautiques et informatiques inhérents au domaine
Savoir Faire :
Compétences organisationnelles et rigueur,
Capacité à communiquer avec des interlocuteurs très variés internes et externes en s'adaptant à l'hétérogénéité des demandes,
Capacité à partager l'information, à rendre compte et à travailler en équipe et solidarité dans le travail.
Capacité a s’adapter aux situations d’urgence
Savoir Être:
Qualités relationnelles,
Sens du service public et de la relation à l’usager,
Capacité d'écoute,
Esprit d'équipe,
Réactivité et adaptabilité.
Gestion du stress
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Poste ouvert uniquement aux contractuels
Catégorie/corps : B
Diplôme minimum requis : Bac
Type de contrat et durée (si contractuel) : CDD de 12 mois jusqu'au 31/12/2027
Date de prise de poste souhaitée : 04/01/2027 ( entretiens prévus semaine 49)
Rémunération brute mensuelle : 1867€
Quotité de travail : 100%
Date limite de candidature : Le 18 Novembre. Les entretiens auront lieu en semaine
Modalités de recrutement : CV et lettre de motivation obligatoires. Nous ne pourrons pas étudier votre candidature si nous n'avons pas ces deux documents.
Avantages liés au poste :
50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de votre date d’arrivée)
Télétravail possible selon nécessités et organisation du service
Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun
Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
Possibilité de parking du personnel
Parcours d’accueil et formations