Gestionnaire administratif·ve de formation

Le·la gestionnaire réalise les opérations administratives concernant les formations de l’ESTHUA sur le site des Sables d’Olonne. Il·elle traite les demandes transmises par les enseignants et responsables de service du campus d’Angers. Il·elle reçoit, informe et oriente les étudiants dans leurs démarches administratives. Le·la gestionnaire participe aux événements à la vie du service : semaine de rentrée, Journée Porte Ouverte, cérémonie de remise des diplômes... Il·elle participe aux réunions et aux actions de formation de l'université.

Scolarité, Examens, Relations Internationales :

Réaliser des opérations courantes de gestion administrative de scolarité :

• Accueillir et informer le public en présentiel, par téléphone et par courriel et accompagner les étudiants en faisant le lien avec les partenaires et les services de l’Université d’Angers

• Organiser les recrutements : réceptionner les dossiers de candidature, établir un planning des entretiens de recrutement, en collaboration avec les responsables des formations. Réserver les salles, convoquer les candidats et informer les candidats (lettres d’acceptation, de refus, d’inscription sur liste complémentaire…), vérifier et suivre les dossiers de candidatures des candidats.

• Accueillir et suivre les étudiants en mobilité entrante dans le cadre des programmes et de conventions bilatérales

• Saisir les données du dossier de recrutement dans le fichier unique partagé

• Saisir et mettre à jour les données dans l’application Apogée dédiée à la scolarité

• Appliquer la réglementation imposée dans le domaine d’activité

• Participer aux opérations de logistique du service de scolarité

• Élaborer des statistiques : établir des tableaux de suivi des étudiants à des fins statistiques

Réaliser des opérations courantes de gestion administrative des examens :

• Saisir et mettre à jour les données dans l’application Apogée

• Collecte des sujets auprès des enseignants suivant les modalités de contrôle validées par la CFVU

• La planification des épreuves : élaboration du calendrier des examens en lien avec le responsable pédagogique

• Transmission du calendrier des épreuves au service des examens du Campus d’Angers

• Préparation logistique des examens : réservation des salles, des amphis et préparation des salles d’examen

• La préparation des jurys : collecte et saisie des notes, création des maquettes de procès-verbaux des jurys et transmission des PV

• La préparation et suivi des soutenances des mémoires

• Les travaux de fin de jury : modification des notes après délibérations

• Appliquer la réglementation imposée dans le domaine d’activité

• Vérification des inscriptions aux examens et contrôle des absences

• Information aux étudiants sur les modalités de retrait des diplômes

• Affichage sur la page web du calendrier des épreuves et mise à jour
  

Emploi du temps :

• Élaborer les emplois du temps par semestre dans CELCAT en prenant en compte le calendrier de l’ESTHUA

• Contacter les enseignants et les vacataires pour organiser les cours

• Assurer le suivi des cours annulés et reportés

• Vérifier que tous les cours prévus dans la maquette sont pourvus

• Vérifier que les équipements sont adaptés aux enseignements
  

Stages :

Assurer la gestion des conventions de stage :

• Contrôler, valider et éditer les conventions de stage sur Ip'OLINE

• Transmettre les conventions de stage aux étudiants pour signature de l'étudiant et de l'entreprise, au service des stages pour la signature de la direction de l'UFR ESTHUA Tourisme et Culture et retour à effectuer aux entreprises

Assurer la gestion des avenants aux conventions de stage :

• Effectuer l'avenant selon un modèle défini en accord avec le responsable de formation

• Gérer les signatures (procédure identique à la convention de stage)

Assurer le suivi des stages sur l’application EvalStage :

• Vérifier les données d'EvalStage

• Changer les noms des tuteurs en fonction des informations transmises par les responsables de formation

• Effectuer la récupération des notes des maîtres de stage (entreprises) + relances

Gérer les accidents de travail liés aux stages :

• Effectuer la déclaration d'accident de travail en suivant le modèle et les éléments indiqués dans la fiche procédure à partir des informations transmises par l'étudiant

• Transmettre la déclaration et les documents au service des stages dans les meilleurs délais

Finances :

• Informer les vacataires sur les modalités de remboursement de frais de déplacement

• Restauration : Faire les réservations des restaurants, préparer l'attestation de restauration, la récupérer après le repas et nous l'adresser par courrier ou par l'intermédiaire des enseignants

• Hébergement : Faire les demandes de réservations de chambres sur le site Notilus, envoyer les informations aux enseignants et vacataires. Faire les annulations ou changement de dates en cas de besoin

• Le service financier valide les demandes et émet les bons de commandes et traite les avoirs.

• Adresser au service financier les devis pour les différents achats de marchandises ou service nécessaire au fonctionnement des formations

• Renvoyer au service financier les éventuelles factures reçues par mail ou courrier.